"계약업무도 전자문서로~"…서초구, 종이 사용 20만장 줄인다

서울 서초구(구청장 전성수)는 종이문서로 결재·출력·보관하는 계약업무를 다음 달부터 전자문서 기반으로 전환해 종이 없고 방문 없는 ‘서초 스마트 계약행정’을 추진한다고 21일 밝혔다.

현재 계약업무 진행 시 단계별로 종이서류에 도장날인 및 수기 결재해 연간 약 25만장의 종이서류가 편철작업을 거쳐 서고에 보관되고 있다.

구는 이를 개선하기 위해 도장과 결재를 행정전자서명으로 대체해 종이 출력 없이 전자문서시스템으로 일원화할 예정이다.
서류를 편철해 서고에 보관하던 방식을 업무관리시스템에 전자보관하는 방식으로 개선하는 것이다.

구 계약 담당부서에서도 계약단계별로 불필요한 계약서류 출력을 자제하고 전자시스템을 활용해 전자보관함으로써 인쇄용지 및 사무용품 사용을 줄여 탄소배출 감축과 예산절감 효과를 가져올 것으로 기대하고 있다.

이 정책이 실행되면 기존의 80%에 이르는, 연간 20만여 장의 종이를 절감할 수 있을 것으로 보고 있다.
환경부 ‘탄소중립 생활실천 안내서’ 기준에 의하면 이렇게 절감된 종이는 30년생 소나무 140그루의 나무를 심는 효과와 같다.
소나무 한 그루 기준으로 탄소흡수량을 8kg으로 가정하면, 총 1120kg의 이산화탄소 감축 효과도 예상된다.

또, 계약업체는 계약서류를 접수하기 위해 적게는 2회에서, 많게는 7~8회 이상 구청 발주부서 및 계약부서를 직접 방문해야 하는 번거로움이 있었다.
이에 구는 조달청 나라장터를 통해 전자로 제출받을 수 있는 계약서류들은 방문 없이 전자로 접수하도록 해 계약업체가 구청을 방문하는 횟수를 줄일 수 있도록 할 계획이다.

또한, 구청 개별부서에서 계약의뢰 시 수기 제출하던 것을 업무관리시스템을 통해 전자로 발송하게 해 직원들이 구 계약 담당부서(재무과)를 방문하는 번거로움을 없애 업무를 간소화한다.

이 외에도 기존 동일 업체 수의계약 시 적용하고 있는 횟수 제한에 대해 개선방안을 마련해 지역 내 소상공인과 상생하는 계약도 추진한다.
수의계약 시 횟수 제한 규정은 특정업체 계약 편중을 방지하기 위한 기준으로 연간 부서별 5건, 구 전체 7건 이하로의 제한기준이 있다.

구는 지역 내 업체에 대해서는 연간 부서별 7건, 구 전체 9건 이하로 수의계약 제한기준을 완화하는 예외조항을 마련하여 지역업체 계약 이행률을 제고하고, 지역경제 활성화에도 기여할 수 있을 것으로 기대하고 있다.

구는 중·소 계약업체를 위해 다양한 상생방안도 추진하고 있다.
구 홈페이지에 구축돼 있는 지역업체 홍보시스템인 ‘우리업체 소개하기’를 통해 업체정보 검색을 편리하게 해 지역업체 발굴에 적극 활용하고 있다.
또, 계약업체 대상으로 ‘알기 쉬운 공공계약 안내서’를 제작·배포해 계약의 주요 절차 및 필요서류 등을 계약 단계별로 쉽게 찾아볼 수 있도록 했다.

전성수 구청장은 “이번 ‘서초 스마트 계약행정’을 통해 계약업무의 전자화로 지구촌 탄소중립 실천에 앞장서고 나아가 지역 소상공인과 상생하며 지역경제 활성화를 위해 더욱 투명하고 공정한 친환경 도시, 청렴한 도시 서초구를 만들어 나가겠다”고 말했다.